江办〔2017〕31号
江汉大学学校办公室关于印发
学校干部人事档案管理有关制度的通知
各基层党委（党总支）、直属党支部，各学院、各单位、各部门：
经校领导同意，现将《江汉大学干部人事档案日常管理制度》《江汉大学干部人事档案材料收集归档规定》《江汉大学干部人事档案查（借）阅工作管理规定》印发给你们，请认真遵照执行。
学校办公室
2017年6月22日
江汉大学干部人事档案日常管理制度
为加强和规范学校干部人事档案工作，提高干部人事档案管理水平和质量，有效保护和利用好干部人事档案，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，结合实际，制定本制度。
一、收集制度
1. 严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的收集范围，收集干部人事档案材料，做到：主动及时、全面准确、保质保量、安全保密。
2. 了解和掌握干部人事档案材料形成的信息及规律，不失时机地督促提醒材料形成部门，及时送交干部人事档案材料。
3. 归档材料应真实规范，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。由组织形成的材料应有形成时间和组织印章，个人撰写的材料应有形成时间和本人签字。
4. 对符合归档要求的材料，应按收进材料的时间顺序，及时录入《干部人事档案管理信息系统》，并在30天内归入档案夹内。
5. 对不符合归档要求的材料，应及时通知材料形成部门订正或补送、补办手续，限期报送。
6. 统一布置填写的归档材料，应限定时间，按时收集，逾期不报的，予以催收。
7. 根据工作需要，适时布置填写《干部履历表》等材料，不断充实档案内容。
二、鉴别制度
1. 以中央组织部有关文件为依据和准绳，认真鉴别干部人事档案材料，做到：鉴别准确，取舍得当，手续完备。
2. 鉴别中，应对收集归档材料进行严格审核，坚持用历史的辩证的观点，慎重对待材料取舍，以保证档案的真实、完整、精炼和实用。
3. 从干部人事档案中剔除的材料，必须由专人审核把关，重要材料的取舍，应请示主管领导。
4. 经鉴定不符合归档要求的材料，应视不同情况，分别处理：
近期形成的不符合要求，但属归档范围的材料，应退回材料形成部门，提出意见，要求订正，限期报送；
不属于归档范围，但须退还本人保管的材料，应开列详细清单，经领导批准，个人签名（或盖章）后，退还本人；对不宜直接退还本人的材料，应由主管领导批准，登记造册后，予以销毁；
没有保存价值、重复无用或不实的材料，登记造册，报经主管领导批准后，再作销毁；
不属归档范围的材料不得擅自归档，需要暂存干部人事档案夹中备查的材料，须经主管领导审批后，方能存入；
发现伪造档案材料的，应及时报告部领导，追究有关责任，严肃查处。
三、整理制度
1. 按照《干部人事档案整理工作细则》的规定要求，整理干部人事档案，做到：真实、完整、规范。
2. 配备计算机、复印机、打孔机、切纸刀等必需的档案整理工具，使用规格统一的档案装具、目录纸、类角号等用品。
3. 整理档案的场地，应安全保密，便于工作，非档案整理人员未经允许不得进入。
4. 整理档案工作中，应做到：鉴别认真，分类准确，编排有序，加工合理，目录清楚，字迹工整。
5. 整理档案工作中，应加强保卫和保密工作，严禁吸烟，不能随意谈论或泄漏档案内容，不能丢失档案内的片纸只字，不能折皱或损坏档案材料。
6. 每两年对所管理的档案进行一次新的材料补充和整理工作。
四、查（借）阅制度
1. 严格按照上级文件的要求，做好干部人事档案的提供利用工作，做到：既便于工作，又确保档案安全保密。
2. 档案管理人员应认真审核《查（借）阅档案呈报表》和有关材料。重点审核以下内容：
是否确需查（借）阅干部人事档案；
查档事由和查档对象、查档内容是否一致；
查档人员身份是否符合要求；
复制档案材料的要求是否明确合理；
查档单位领导签字和盖章是否符合规定。
3. 查档手续不符合规定的，应向查档人员作出说明，请查档单位重新办理查档手续。经审核符合规定的，由主管领导在《查（借）阅档案呈报表》“档案主管部门审查意见栏”签署意见。
4. 经主管领导批准查（借）阅的，档案管理人员应向查（借阅）人员提供相关干部人事档案材料，并由查（借）阅人员对查档和摘抄、复制档案材料的情况进行登记。
5. 借出档案逾期未归还的，档案管理员应及时与有关单位联系，限期归还。
6. 档案利用完毕后，档案管理员要认真检查，确认无误后方可入库，发现问题及时报告。
五、转递制度
1. 转递干部人事档案和档案材料，必须做到：及时、完整、准确、安全、保密。
2. 收到干部工作调动、职务变动或改变部门的相关文件通知后，应在15天内将档案转至新的部门。中层干部提任市管干部后，其档案应在任职后2个月以内移交市委组织部。
3. 转出的档案应完整齐全，不得扣留材料或分批转出。
4. 干部人事档案应通过机要交通转递或派中共党员干部专人送取，不得邮寄或由其本人及亲属自带。成批移交的要派专人护送。
5. 转出的档案或档案材料，应在《干部人事档案管理信息系统》中详细登记，并填写《干部人事档案转递通知单》，随档案一并严格包封，骑缝应加盖公章。
6. 收到的档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，立即退回回执；转出的档案，逾期1个月未退回执的，应及时做催收。
六、保密制度
1. 干部人事档案是党和国家的重要秘密，必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》的规定，确保安全和保密，做到：保守秘密，慎之又慎。
2. 牢固树立保密观念，不得向无关人员提供档案或泄露档案内容，违者视情节轻重，给予批评教育或必要处分。
3. 不得在不利于保密的地方存放和查阅干部人事档案。
4. 不准带干部人事档案出入公共场所，不准用普通电话索要或提供档案中未经批准不得公开的内容。
5. 档案管理人员不得保管本人及其亲属档案。
6. 提供查阅档案前，必须弄清查阅档案的用途或理由，查阅者与被查阅人员的关系。对符合查阅档案条件要求的，给予接待，并对其查阅的有关用途，予以保密，不得泄露。
7. 档案库房除管档人员和主管领导外，其他人员不得入内。
8. 档案及档案材料一出档案管理部门，必须办理借阅手续。否则，拒绝提供。
七、保管制度
1. 按照干部人事档案管理与利用的要求，对所管理的干部人事档案进行严密、科学地保管和保护，做到：安全保管，便于查找。
2. 档案保管人员必须是政治上可靠、党性强、作风正，熟悉计算机操作，具有中专（高中）以上学历的中共党员干部。
3. 干部人事档案在库房中实行分类存放，分为在职干部人事档案、离退干部人事档案、死亡干部人事档案。所有档案实行专人管理，专柜存放，专室保管。
4. 干部人事档案按照笔形编号编目，有序排列，科学存放。
5. 库房应保持适宜的温度和湿度，配置温湿度计，及时掌握温、湿度变化情况，温度控制在14－24℃,相对湿度保持在45－65％。
6. 库房应坚固实用，有可靠的安全防范措施，符合防盗、防火、防潮、防蛀、防光、防高温的要求，并在醒目位置张贴相应的警示标志。
7. 库房内不得堆放易燃、易爆、易腐及其他杂物，严禁吸烟。不办公时，应切断库房内照明和有关工作设备的电源。管档人员应了解和掌握消防知识，能够熟悉地使用灭火器材。
8. 每周一对档案库房进行一次除尘，每周五对保管档案的物质条件、保管保护设备进行检查，每半年对所管干部人事档案进行一次检查和核对，发现问题，及时纠正。
江汉大学干部人事档案材料收集归档规定
第一章总则
第一条为规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国公务员法》《党政领导干部选拔任用工作条例》《干部人事档案工作条例》等法律法规，结合实际，制定本规定。
第二条干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作需要，不断充实完善干部人事档案内容。
第三条干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关法律、法规和组织人事等有关政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。
第二章归档范围
第四条履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。
第五条自传材料：自传和属于自传性质的材料。
第六条报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
第七条考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
第八条审计材料：经济责任审计结果报告。
第九条学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
第十条培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
第十一条职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。
第十二条评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
第十三条反映科研学术水平的材料：当选中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
第十四条政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
第十五条更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
第十六条党、团组织建设工作中形成的材料：
（一）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；
（二）中国共产主义青年团入团志愿书；
（三）加入或退出民主党派的材料。
第十七条表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
第十八条涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
第十九条招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。
第二十条任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。
第二十一条辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
第二十二条工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
第二十三条出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
第二十四条党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
第二十五条健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
第二十六条治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
第二十七条干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。
第二十八条其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
第三章收集归档要求
第二十九条干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。
第三十条干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
第三十一条干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
第三十二条成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
第三十三条归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。
第三十四条归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
第三十五条干部人事档案材料的载体使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20－25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
第三十六条符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
第四章纪律和监督
第三十七条在干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和干部本人必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：
（一）不准以任何借口涂改、伪造档案材料。
（二）不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。
（三）不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。
（四）不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。
（五）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第三十八条对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。
第五章附则
第三十九条本规定由党委组织部负责解释。
第四十条本规定自印发之日起施行，2003年11月印发的《江汉大学干部人事档案材料收集归档规定（试行）》（江党办〔2003〕37号）同时废止。
江汉大学干部人事档案查（借）阅工作管理规定
为充分发挥干部人事档案信息资源库作用，使干部人事档案工作更好地服务于干部人事工作、人才工作，本着“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则，结合实际，制定本规定。
一、查（借）阅单位范围
1. 组织人事部门因工作需要可提出查（借）阅干部人事档案申请。
2. 其他单位因工作确需查（借）阅干部人事档案的，由组织人事部门代为查（借）阅。
二、查（借）阅事由
有下列用途之一的，经我部负责人批准后可以查（借）阅干部人事档案：
1. 干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作。
2. 办理案件。
3. 办理社会保险、公证。
4. 经有关领导同志批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。
三、查（借）阅手续
查（借）阅干部人事档案，必须按要求如实填写《查（借）阅档案呈报表》，严格履行审批程序。
四、查（借）阅人员要求
1. 查（借）阅人员必须政治意识强、了解干部人事档案查（借）阅制度。
2. 查（借）阅人员必须两人以上，且系中共党员和查（借）阅单位的正式干部。
3. 因办理案件查（借）阅干部人事档案，查（借）阅人员必须是案件主办单位的干部。
五、查（借）阅注意事项
1. 查（借）阅干部人事档案必须是有利用资格的单位。除办理案件外，一般只能查（借）阅人事关系在本单位、本部门的干部人事档案。
2. 干部人事档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《查（借）阅档案呈报表》中列出需要复制的材料明细，经批准方可复制。摘抄、复制的档案材料，须经审核并办理登记手续，用后由查阅单位存档或登记销毁。
3. 干部人事档案一般不外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，借出单位必须在借出之日起10个工作日内归还。
六、查（借）阅纪律
1. 任何人不得查（借）阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系，三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的干部人事档案。
2. 查（借）阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布干部人事档案内容。
3. 查（借）阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，未经批准不得复制档案材料。
4. 借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
5. 对违反本规定的，按照《中华人民共和国档案法》《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分，直至追究法律责任。
七、附则
本规定自印发之日起施行，2003年11月印发的《江汉大学干部人事档案查（借）阅规定（试行）》（江组部〔2003〕30号）同时废止。